O envio e recepção de mensagens eletrônica (E-mail) é bastante simples. Para exemplificar escolhemos o Outlook 2002 que vem incluído no Office XP. A versão utilizada é o Outlook 2002 versão inglesa. Ao ser iniciado, o ecrã do Outlook encontra-se dividido em cinco grandes zonas:
Na zona de Listagem de Mensagens podemos ver o autor, assunto e data das mensagens já recebidas. Ao mover o rato sobre o assunto ou título e "clicando", a mensagem seleccionada aparece na Janela de Mensagem.A Janela de Mensagem mostra o conteúdo da mensagem seleccionada. O elevador permite ler a parte da mensagem que não é visível.A janela Pastas permite ver o conteúdo de outras "pastas" para além da Caixa de Entrada, como por exemplo a pasta "Lixo" e a pasta "Mensagens Enviadas".A barra do Outlook mostra as tarefas mais utilizadas para facilitar o acesso às pastas.
Para enviar uma mensagem basta "clicar" no botão "New" (novo correio).
To (Para): deve digitar o endereço de E-mail do destinatário (exemplo: ricardosilva@rsoutlook.com)
Cc (Cc): pode indicar outro endereço de E-mail para o qual será enviado uma cópia da mensagem.
Subject (Assunto): deve indicar uma frase que resuma o conteúdo da mensagem Na zona de texto deve escrever o texto da mensagem.Quando o texto estiver escrito basta clicar em Send (Enviar) para que a mensagem seja enviada para a caixa de E-mail do destinatário.